Conditions générale de certification -L 09/03/2026

SOMMAIRE

1. Introduction 

2. Obligations du client

3. Obligations de l’organisme de certification

4. Traitement des demandes

5. Audits

6. Certification

7. Réclamation

8. Plainte

9. Appel

10. Correspondance

Règles spécifiques en fonction des schémas de certification ISO 14001

Règles spécifiques en fonction des schémas de certification ISO 45001

ANNEXE 1 : Cas des transferts de certification

ANNEXE 2 : Cas des certifications multisites

ANNEXE 3 : Cas des certifications multisites  ISO 50001

ANNEXE 4 : Cas des certifications combinés

ANNEXE 5 : Règles d’utilisation de la marque et du logo

1.Introduction :

Ce document est le règlement de Certinormes pour la certification selon les normes ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 et ISO 50001

Ce document est destiné au public et notamment, aux candidats ou aux clients certifiés afin qu’ils s’assurent d’être conformes aux exigences de l’organisme de certification, Certinormes et, le cas échéant, aux exigences de l’organisme d’accréditation.

Ce document décrit les procédures de candidature, d’audit, de certification, de réclamation, de plaintes et d’appel.

La candidature à une certification par Certinormes est ouverte, de façon non discriminatoire, à tout organisme ou entreprise.

Le certificat est délivré uniquement aux organismes/entreprises qui se conforment à la norme concernée et qui suivent les règles exposées dans ce document.

La décision de certification se fait après l’audit et l’évaluation des actions correctives de l’entreprise.

Dans le cas où des changements affectent la norme ou les conditions de certification, les candidats ou les clients certifiés doivent se conformer à la nouvelle norme selon les délais de mise en application qui seront définis et au règlement de certification lors du prochain audit.

Les candidats et clients certifiés seront informés par avance par Certinormes de toute modification par le biais de l’envoi des nouvelles conditions de certification

2.Obligations du client

Les clients certifiés doivent se conformer, à tout moment, à la norme concernée, aux conditions de certification et aux déclarations faites lors de la candidature. La norme et les conditions de certification sont additionnelles à la législation en vigueur.

        2.1 Conditions de réalisation des audits :

Dans le cadre de la certification de son système de management, le client s’engage scrupuleusement à mettre à la disposition de Certinormes, l’intégralité des informations et dossiers nécessaires à la certification de son système de management à titre gratuit et à la date convenue.

Lors des audits, le candidat/client certifié doit s’assurer que les activités dans le cadre du champ d’application peuvent être auditées.

Le client s’engage à mettre à la disposition des auditeurs des guides pour les accompagner dans la conduite des audits sur site.

Le Client accepte que l’audit puisse être réalisé sur l’ensemble de ses plages horaires d’activité (nuit, soir, week-end). Cette modalité est indispensable pour garantir la représentativité de l’audit des équipes postées, conformément aux exigences de la norme ISO 17021-1 et du document IAF MD 1.

        2.2 Information :

Le client garantit que toutes les informations qui sont données aux auditeurs pour procéder à l’évaluation du système de management sont complètes et véridiques. Il incombe au client lui-même d’attirer l’attention sur tous les processus et toutes les circonstances qui pourraient être pertinents pour l’exécution du contrat.

Le personnel responsable doit être disponible pendant la conduite d’un audit et il doit être possible d’avoir accès à tous les documents pertinents existants en vue de leur consultation. À ce titre, le client s’engage à tenir à disposition de l’auditeur tout document probant permettant de justifier l’effectif global déclaré (ex : DSN, tableau de bord social, registre du personnel). En cas d’écart constaté entre l’effectif réel et l’effectif ayant servi de base au calcul de la durée d’audit, CERTINORMES se réserve le droit d’ajuster la durée de l’intervention et la facturation associée.

Toute déclaration fausse ou trompeuse sur un dossier de candidature, lors d’un audit ou dans toute autre communication peut conduire à la suspension, au retrait de la certification ou à l’exclusion de toute participation future.

      2.3 Notification à l’organisme de certification :

Le titulaire d’un certificat est tenu de notifier sans délai à Certinormes toutes les modifications essentielles qui peuvent avoir une influence sur le système de management certifié ou à certifier ou sur les conditions de certification respectives (par exemple fermeture d’un site dans le cas d’une certification multi sites, mise en demeure, accident graves…..).

Certinormes jugera si un audit complémentaire est nécessaire afin d’évaluer la continuité de la certification. Si un audit complémentaire doit être réalisé, les frais seront payés par le client certifié.

De même si le client certifié est sujet à des actions en justice en rapport avec la norme certifiée, il doit en informer Certinormes qui prendra les dispositions nécessaires afin de garantir la continuité du certificat.

Les clients certifiés doivent obtenir l’accord de Certinormes pour utiliser la certification ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou ISO 50001 dans le cadre des actions légales ou des investigations réalisées à leur égard. Avant de donner son consentement, Certinormes se réserve le droit de confirmer la conformité continue au standard et au présent règlement. Si un audit complémentaire doit être réalisé, les frais seront payés par le client certifié.

Certinormes s’engage à contacter soit par mail, soit par téléphone le client lors de la réalisation des audits de surveillance afin de mettre à jour les informations de la structure du client. Si des changements sont constatés  pouvant affecter l’audit, le client devra soit renseigner le formulaire de demande de certification soit envoyer un mail avec les changements significatifs, un avenant à l’offre initial pourra être établi.

Le client s’engage à informer, sans demande préalable, Certinormes en cas de mise en demeure d’une partie interessée. Ce point sera vérifié  lors des audits.

Lors des audits de renouvellement, le formulaire de demande de certification sera envoyé au client pour la mise à jour des informations et établir une offre.

          2.4 Accord sur les délais :

Certinormes confirme la date d’exécution de l’audit auprès du client. En cas de non aboutissement de l’audit convenu pour des raisons imputables au client, celui-ci est tenu de rembourser à Certinormes les frais occasionnés jusqu’à cette date.

Si, suite à cette annulation, les délais normaux de surveillance ou de renouvellement étaient dépassés, le client certifié encourt une suspension de certificat.

          2.5 Utilisation du certificat et du logo de l’organisme de certification :

Tout client certifié recevra de la part de Certinormes un certificat selon la norme auditée, le logo de la norme à utiliser ainsi que le document qui explique les modalités d’usage du certificat et du logo par le titulaire de droits: COM-IDT 01 Règles d’utilisation de la marque de certification et des certificats. Annexe 4

Le droit d’utilisation du logo de Certinormes prend fin à l’expiration de la validité du certificat et le client s’engage à cesser tout usage du logo. Ceci s’applique également en cas de retrait/suspension du certificat et en cas de résiliation normale / extraordinaire du contrat.

          2.6 Accord sur les frais :

Le candidat, client certifié s’engage à s’acquitter de tous les frais liés aux interventions tels que décrits dans le contrat et quelles que soient les conclusions auxquelles elles aboutissent.

3.1.Données Publiques:

• • • Informations à rendre publiques :

Certinormes décide de communiquer via son site internet.

Le site permet d’avoir une vision sur les différentes normes certifiables chez Certinormes et d’avoir un schéma générale d’un cycle de certification.

Certinormes met également à disposition sur son site sa politique d’impartialité, sa lettre d’engagement, le manuel qualité, la procédure du traitement des réclamations, plaintes et appel et les conditions générales de certification qui incluent les règles de l’utilisation de la marque et du logo

• • • Informations sur demande :

Certinormes met à disposition sur son site internet des onglets :

• L’onglet « Nous contacter » pour obtenir des informations concernant les certifications et/ou avoir des renseignements génériques, via un formulaire à renseigner et qui sera renvoyé à l’adresse mail de l’administration de Certinormes (administration@certinormes.com).
• L’onglet « Clients certifiés » qui renvoi à un formulaire à renseigner et qui sera envoyé à la Direction de Certinormes (direction@certinormes.com) qui apportera la réponse concernant le statut d’un client certifié.

Certinormes s’engage à respecter les règles d’accréditation en vigueur. Toute prestation d’évaluation de la conformité qui est couverte par le champ d’accréditation de Certinormes donnera lieu, par principe, à l’émission d’un certificat.

L’émission hors accréditation de certificats pour des audits dans la portée de l’accréditation est interdite

3.2.Confidentialité :

Certinormes s’engage à traiter de façon strictement confidentielle toutes les informations d’un client rendues accessibles à son personnel et aux personnes agissant sous son ordre, et de ne les utiliser que dans le cadre des activités convenues avec le client.

Si des informations confidentielles doivent être communiquées à d’autres organismes tels que l’organisme d’accréditation, CERTINORMES s’engage à demander l’accord du client.

Par contre, dans le cadre d’une demande judiciaire, ou d’une demande de tout autre organisme étatique d’autorité (URSSAF, Préfecture, ministères…) les informations seront communiquées sans en avertir le client.

Si des informations sont recueillis par des sources externes (plaignant, autorités.), celle-ci seront traités en tout confidentialité.

3.3.Désignation des auditeurs :

Certinormes s’oblige à missionner uniquement des auditeurs qui répondent aux critères de qualification établis par Certinormes.

Le candidat et/ou le client a le droit de refuser un auditeur sur la base d’une justification écrite (mail) adressée dans les 10 jours suivant réception du formulaire de confirmation de prestation d’audit . Si cette justification est acceptable, un autre auditeur sera sélectionné et une confirmation sera de nouveau envoyée. Ce refus peut être fait à chaque étape du cycle de certification (audit initial, audit de suivi, audit de renouvellement).

3.4.Responsabilités :

Certinormes a pour objectif de certifier les organismes/ entreprises selon les exigences de la norme concernée. Cependant, Certinormes n’est pas impliqué dans la mise en place des exigences des normes et de la règlementation. Pour toute réclamation concernant ces documents, le candidat ou le client certifié doit rentrer en contact directement avec les décisionnaires appropriés.

Certinormes n’est pas responsable des pertes économiques potentielles dues à toute action industrielle ou panne de machine ou systèmes de communication ou problèmes de transmission ou tout autre évènement en dehors de son contrôle en tant qu’organisme de certification.

4.Traitement des demandes

Les candidats souhaitant obtenir une certification et/ou des informations peuvent le faire soit en remplissant le formulaire de contact sur le site de Certinormes : www.certinormes.com, soit en téléphonant au numéro présent sur le site. Le candidat précisera sur le formulaire sa demande.

A réception du formulaire, Certinormes soit enverra au client par mail, le formulaire de demande de certification afin de récolter les informations nécessaires pour établir une proposition et vérifier si les capacités sont suffisantes pour réaliser la certification soit prendra contact par téléphone  afin de récolter les informations et renseigner le formulaire avec le client.

Le candidat et/ou client suivra alors le processus de candidature.

4.1.Candidature :

Par la suite, chaque candidat devra suivre un processus de certification.

Pour ce faire, le formulaire de demande de certification COM-FORM 02 et/ou COM-FORM 08 qui contient au minimum :

• Le nom de la société
• L’adresse
• L’identification des normes demandées
• Le périmètre et le domaine d’application du système de management et le code activité
• La structure organisationnelle, le nombre d’employés, le nombre et la localisation géographique des sites du périmètre (si la demande concerne des multisites)
• Les certifications déjà détenues
• La date souhaitée pour la certification
• Le nom et/ou le cabinet qui aurait éventuellement apporter un conseil et/ou réalisé un audit…

A partir de ces informations, le Responsable commercial et de planification :

• Vérifie que le système de management de l’entreprise est suffisant pour effectuer l’audit
• Vérifie que les informations permettant de calculer la durée de l’audit sont suffisantes
• Vérifie d’avoir les auditeurs compétents selon la norme et le code EA
• Vérifie que l’entreprise ne fait pas l’objet d’un conflit d’intérêt particulier vis-à-vis de Certinormes pouvant empêcher la certification
• Établit une offre adaptée à la taille, à la structure et à la complexité de l’organisation de l’entreprise

Le formulaire de demande de certification est à renseigner pour chaque contrat initial de certification, de renouvellement , de changement de la structure de l’entreprise (tel que changement de nom, rachat, fusion, extension ou réduction du périmètre.), et/ou de transfert de certificat, de suivi (voir §2.3)

La demande de certification doit être remplie en donnant tous les détails nécessaires. S’il n’y a pas assez d’espace sur le document, les informations additionnelles doivent être notées sur un mail ou une feuille blanche séparée qui sera attachée au formulaire.

Certinormes prendra contact avec le candidat/client certifié soit par mail , soit par téléphone afin de complèter les informations nécessaires pour la réalisation de l’offre.

Le formulaire de demande de certification, ainsi que la proposition, le détail du calcul pour le temps d’audit et le choix de l’auditeur et/ou de l’équipe d’audit seront envoyé par mail à l’expert mandaté par Certinormes qui devra vérifier la demande en prenant en compte les différents documents envoyés par le Responsable commercial et planification et qui devra renseigner le formulaire de revue de demande.

Dans le cas où la candidature est validée, la proposition qui reprend les conditions financières, les informations du client, ainsi que les conditions générales de vente et les conditions de certification sera envoyée au client.

Si la proposition de certification est acceptée par le client, ce dernier devra la retourner signée dans un délai de 3 mois.

Après acceptation de l’offre, un dossier avec le nom du client est crée avec l’ensemble des informations le concernant sur le serveur.

Un espace client peut être mis à disposition sur le site internet avec des codes d’accès, si le client le souhait.

Si une candidature est refusée, Certinormes doit en informer par écrit le candidat et expliquer les raisons du refus, le candidat pourra avoir un droit de recours comme énoncer dans la procédure plainte, appels et réclamation.

Si un client souhaite être à nouveau pris en considération à la suite d’un refus, un nouveau formulaire de demande de certification doit être complétée.

Une fois, les différents documents validés, le responsable d’audit et/ou l’auditeur compétent est contacté afin de vérifier leurs disponibilités en fonction de la date souhaitée du client.

4.2.Contrat :

Le contrat précise :

• Les frais : Les propositions envoyées aux candidats / clients présentent :
  • Les frais de revue documentaire,
  • Les frais d’audit,
  • Les frais de rapport et de certification,
  • Les frais de gestion annuels,
  • Les frais de traduction (optionnels).

Le contrat fait également référence aux frais de déplacement.

• Les modalités de facturation : Le contrat est effectif à la date de sa signature par le Client et reste valable jusqu’au terme du cycle de certification, sauf résiliation par l’une ou l’autre des parties. En cas de résiliation par le Client, une pénalité s’élèvera à 100% du montant total restant dû, taxes comprises. Ce présent contrat est renouvelable par tacite reconduction. Il sera financièrement et automatiquement réévalué. Le Client dispose d’un délai de rétractation égal à 6 (SIX) mois avant l’arrivée à échéance du certificat ayant la date d’expiration la plus proche.

 

• Les conditions de report et d’annulation :
  • Pour tout report d’audit demandé par le client, 60% des honoraires d’audit seront facturés.
  • Pour toute annulation d’audit demandée par le client, 100% des honoraires d’audit seront facturés.
  • Les dépenses engagées et non remboursables (transport, etc.) restent à la charge du client.
  • Les versements sont faits au comptant sur présentation d’une note d’honoraires à la suite de chaque audit.

 

• La durée des audits : Cette durée est basée sur les données indiquées dans le formulaire de demande de certification et sur l’application des tableaux du « Document d’exigences IAF MD 5 – Détermination du temps d’audit des systèmes de management de la qualité, des systèmes de management environnemental et des systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail » ainsi que sur la norme ISO 50003. Les organismes/entreprises qui souhaitent être certifiés sur les normes ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 et ISO 50001 doivent lire attentivement la(les) norme(s) et les conditions de certification avant de signer le contrat avec Certinormes. En effet, en le signant, elles s’engagent à connaître et respecter les exigences de ces documents.

5.Audits

Une fois le choix de l’auditeur validé, un mail lui sera envoyé avec les coordonnées du client et la durée de l’audit pour qu’il puisse fixer des dates avec le client.

Il devra communiquer à Certinormes les dates fixées. Certinormes lui transmettra par la suite le formulaire de commande de prestations d’audit lui indiquant les informations concernant le client certifié / candidat, la date de l’audit, la durée de l’audit, la norme, le code activité et le ou les sites à auditer. L’auditeur devra le signer et le renvoyer à Certinormes par mail et/ou le déposer sur son espace auditeur.

Au plus tard 1 mois avant l’audit, il transmettra son plan d’audit au client avec la liste des personnes à rencontrer lors de son intervention.

Une fois les dates fixées, Certinormes enverra au candidat / client certifié, dans les meilleurs délais (et idéalement 3 mois avant l’audit), le formulaire de confirmation de prestations d’audits qui reprend les informations suivantes :

• Nom et adresse du client,
• Numéro du dossier,
• Le type d’audit,
• La norme demandée,
• Le détail sur la composition de l’équipe,
• Les dates de réalisation des interventions,
• Les durées,
• Le champ d’application couvert,
• Les sites pris en compte si un échantillonnage a été réalisé,
• Les documents à fournir au responsable d’audit et à Certinormes.

Le candidat / client certifié devra être informé, soit par mail soit par téléphone, si l’auditeur est en formation et/ou évalué durant le déroulement de son audit, et qu’un évaluateur ayant les compétences nécessaires pour reprendre l’audit sera présent si besoin. Il devra également être informé de la présence d’éventuels observateurs autres que des auditeurs et évaluateurs.

5.1.Audit initial :

L’audit initial sera exécuté en deux étapes aux dates convenues entre le client et le responsable d’audit, qui devra en informer Certinormes.

Toutefois, si la réalisation de l’étape 1 et de l’étape 2 se fait de manière consécutive à la demande du client, ce dernier devra être informé que si des écarts majeurs sont constatés lors de l’étape 1, le processus peut être interrompu avant le début de l’étape 2.

5.1.1 Étape 1

L’étape 1 est une revue documentaire généralement réalisée sur site, mais qui peut être effectuée à distance selon les modalités définies entre l’auditeur et le client (voir § 5.6). Elle a pour objectifs :

• D’évaluer la conformité des informations documentées du système de management (manuel, procédures, instructions, etc.),
• D’évaluer le niveau de compréhension des exigences des normes applicables,
• D’identifier et de collecter les informations relatives au périmètre, ainsi qu’aux aspects réglementaires et juridiques auxquels le candidat doit se conformer,
• De déterminer si les audits internes et la revue de direction ont été planifiés et réalisés,
• D’évaluer si le candidat est prêt pour l’audit d’étape 2,
• De permettre la planification (lieux, ressources nécessaires) de l’audit d’étape 2.

Pour l’ISO 50001, l’étape 1 doit spécifiquement inclure :

• La revue des informations documentées relatives au domaine d’application et au périmètre du système de management de l’énergie (SMé),
• Une confirmation du domaine d’application et du périmètre du SMé en vue de la certification,
• La confirmation de l’effectif dédié au SMé, des types d’énergie, des usages énergétiques significatifs (UES) et de la consommation énergétique annuelle, afin de valider le temps d’audit,
• La revue des informations documentées issues du processus de planification du SMé,
• Une revue visant à confirmer que l’organisme client utilise, pour déterminer sa performance énergétique, un ou plusieurs indicateurs de performance énergétique (IDP) ainsi que leur situation énergétique de référence (SER) associée,
• Une revue des informations documentées concernant les opportunités d’amélioration de la performance énergétique déterminées et classées par ordre de priorité, ainsi que les objectifs, les cibles énergétiques et les plans d’actions.

Les résultats de l’étape 1 seront consignés dans un rapport. Il sera présenté et expliqué au client, puis transmis à Certinormes qui se chargera de lui faire parvenir officiellement.

Le client est informé que les résultats de l’étape 1 peuvent entraîner le report ou l’annulation de l’étape 2 si son niveau de préparation est jugé insuffisant. Ce rapport inclut les constats de la revue documentaire et les écarts relevés susceptibles d’être considérés comme des non-conformités lors de l’étape 2. L’auditeur y précisera formellement si l’étape 2 peut être réalisée. L’étape 1 ne prétend pas être exhaustive, elle permet de juger du degré de préparation du client.

Lorsqu’à la suite de l’étape 1, il apparaît que le client est prêt, la date de l’audit d’étape 2 est confirmée. Si le client n’est pas prêt, l’étape 2 pourra être retardée ou annulée. L’étape 2 devra obligatoirement être réalisée dans un délai maximum de 6 mois après la date de l’étape 1. Passé ce délai, une nouvelle étape 1 devra être planifiée.

5.1.2 Étape 2 (Audit de certification)

L’étape 2 se déroule sur site dans son intégralité.

• Les objectifs de l’étape 2 :
  • Confirmer que le système de management est conforme à toutes les exigences de la ou des normes auditées,
  • Confirmer que l’organisation a effectivement mis en œuvre les dispositions planifiées,
  • Confirmer que le système de management est capable d’atteindre les politiques et objectifs de l’organisation, et évaluer sa capacité à assurer le respect des exigences statutaires, réglementaires et contractuelles applicables,
  • Le cas échéant, identifier les domaines du système de management susceptibles d’être améliorés,
  • Confirmer la conformité du système de management aux exigences normatives, y compris mais non limité :
    • Aux audits internes et aux revues de direction,
    • À la revue des actions prises suite aux non-conformités identifiées durant l’audit précédent,
    • Au traitement des plaintes et réclamations,
    • À l’efficacité du système de management au regard de la réalisation des objectifs du client,
    • Au déploiement des activités planifiées visant à l’amélioration continue,
    • À la maîtrise opérationnelle continue,
    • À la revue de tous les changements du système,
    • À l’utilisation des marques et de toute autre référence à la certification.

Au cours de l’audit, les auditeurs vérifient la levée des écarts éventuels notifiés lors de l’étape 1, ainsi que la mise en œuvre et l’efficacité du système de management. Cette étape 2 couvre l’intégralité des exigences et chapitres des normes concernées. Pour cela, l’auditeur interroge le personnel et contrôle les enregistrements afin de s’assurer de la conformité du système.

Le client doit mettre à disposition une personne disponible pour accompagner l’auditeur et répondre à ses questions. L’auditeur doit impérativement visiter le site en cours de fonctionnement. Si l’une de ces conditions n’est pas réunie le jour de l’évaluation, l’auditeur doit immédiatement contacter Certinormes pour expliquer la situation.

Pour l’ISO 50001 : Lors de l’étape 2, l’auditeur et/ou l’équipe d’audit doit analyser les éléments de preuve requis afin de déterminer si l’amélioration continue de la performance énergétique a été formellement prouvée, avant de formuler sa recommandation.

Pour tout audit : Les écarts constatés au cours de l’intervention seront formalisés et partagés avec le client lors de la réunion de clôture. Le rapport d’audit est ensuite envoyé à Certinormes pour faire l’objet d’une revue de rapport. Si des non-conformités ont été relevées, elles sont extraites pour envoyer au client un rapport de non-conformité dédié.

Le client dispose d’un délai de 3 mois pour traiter les éventuelles non-conformités et envoyer ses actions à l’auditeur pour validation. Si le client n’a pas apporté de réponse satisfaisante dans les 6 mois suivant le dernier jour de l’audit pour toute non-conformité majeure, l’étape 2 devra être entièrement réalisée à nouveau.

5.1.3 Décision de certification initiale

L’ensemble des documents du dossier client (rapports, plan d’action, planning d’audit, formulaire de demande et feuille de présence) ainsi que le formulaire de Revue de décision sont transmis par e-mail à l’expert certificateur. Celui-ci statue sur la décision de certification en renseignant le formulaire, puis retourne l’ensemble du dossier à Certinormes.

Pour l’ISO 50001 : Avant de prendre sa décision, l’expert doit impérativement examiner les preuves d’audit requises afin de valider que l’amélioration continue de la performance énergétique a été matériellement démontrée. La vérification de cette amélioration de la performance énergétique est une condition obligatoire pour l’obtention de la certification initiale.

Une fois la décision favorable prise, le certificat est émis pour une durée de trois ans à compter de la date de décision. Le rapport final, le certificat, ainsi que les logos et leurs règles d’utilisation sont alors transmis au client.

 

5.2.Audit de surveillance :

Les audits de suivi sont effectués au moins une fois par année civile pendant la durée de validité du certificat. Le premier audit de suivi est programmé dans un délai maximal de douze mois à compter de la date de décision de certification initiale.

Certinormes prendra contact, soit par téléphone soit par e-mail, avec le client afin de savoir si des changements concernant son entreprise (périmètre, effectifs, etc.) doivent être pris en compte (voir § 2.3). La fréquence de l’audit de surveillance peut être adaptée si l’entreprise à auditer présente des activités saisonnières.

Dans tous les cas, l’audit de surveillance sera réalisé sur site. Il doit permettre de donner confiance dans la continuité du système et de vérifier que le client reste conforme aux exigences de la norme appliquée.

L’audit de surveillance n’est pas un audit du système complet, mais doit porter obligatoirement sur les points suivants :

• Les audits internes et la revue de direction,
• La revue des actions entreprises vis-à-vis des non-conformités identifiées au cours de l’audit précédent,
• Le traitement des plaintes et réclamations,
• L’efficacité du système de management par rapport à la réalisation des objectifs du client certifié et des résultats escomptés du ou des systèmes de management pertinents,
• L’état d’avancement des activités planifiées visant à l’amélioration continue,
• La maîtrise opérationnelle continue,
• La revue de toute modification apportée au système,
• La démonstration par le client de la mise en œuvre d’actions visant à améliorer la performance énergétique (spécifique à l’ISO 50001),
• L’utilisation des marques et/ou toute autre référence à la certification.

Un rapport d’audit de surveillance fera la synthèse des résultats de l’évaluation. Les écarts constatés au cours de l’audit seront formellement abordés avec le client lors de la réunion de clôture. Le responsable d’audit donne ensuite un avis sur le maintien de la certification.

En cas de non-conformité, le client dispose de 3 mois pour y répondre et des preuves de l’efficacité des actions correctives pourront être exigées. Passé ce délai, une procédure de suspension pourra être prononcée.

Si Certinormes ne peut pas effectuer la surveillance annuelle pour des raisons imputables au client, Certinormes est alors autorisé à prononcer le retrait du certificat

 

5.3.Audit de renouvellement de la certification et décision de certification :

Certinormes planifiera et effectuera un audit de renouvellement environ 4 mois avant l’échéance du certificat. L’audit doit impérativement se dérouler sur site et a pour objectifs :

• De confirmer le maintien de la conformité à la norme concernée,
• De confirmer l’efficacité du système de management dans son ensemble, ainsi que sa mise en œuvre permanente sur l’intégralité du périmètre de certification,
• De vérifier et confirmer l’amélioration continue de la performance énergétique (spécifique à l’ISO 50001).

Cet audit comprends obligatoirement la revue des rapports émis sur l’ensemble de la période de certification précédente, ainsi que l’analyse des éventuelles plaintes et réclamations reçues à l’encontre de l’entreprise certifiée.

L’audit de renouvellement est réalisé en une seule étape (Étape 2). Toutefois, si le système de management du client a subi des modifications majeures ou si le contexte de l’entreprise a significativement évolué, un audit d’Étape 1 pourra être planifié au préalable. Si Certinormes ne peut pas effectuer le renouvellement pour des raisons imputables au client, Certinormes est alors autorisé à prononcer le retrait du certificat.

L’audit de renouvellement doit être entièrement réalisé et terminé avant la date d’expiration du certificat en cours. En cas d’écart majeur constaté lors de l’audit, les corrections et actions correctives doivent être mises en œuvre et vérifiées par Certinormes avant l’expiration de la certification. Le nouveau certificat pourra alors être émis en tenant compte de la date d’expiration du certificat précédent. Si ces conditions ne sont pas réunies, la validité du certificat ne pourra pas être prolongée et un audit initial complet devra être conduit pour réémettre une certification.

Les résultats de l’audit de renouvellement sont analysés de la même manière que pour un audit de certification initial.

Pour l’ISO 50001 : Avant de statuer sur le renouvellement de la certification, l’expert doit impérativement examiner les preuves d’audit requises afin de confirmer si l’amélioration continue de la performance énergétique a été formellement pouve ou non. La vérification et la confirmation de cette amélioration de la performance énergétique est une condition obligatoire pour obtenir le renouvellement de la certification.

La décision de renouvellement est prise suivant les mêmes modalités décisionnelles qu’un audit de certification initial.

Si la décision de renouvellement est formellement actée après la date de validité du certificat précédent, le client s’engage à prendre immédiatement, et sans rappel de la part de Certinormes, les dispositions nécessaires pour cesser toute utilisation du certificat et de la marque de certification dans l’intervalle séparant la date d’expiration et la date de prise de décision.

La décision de renouvellement doit obligatoirement être prise dans les 6 mois qui suivent la date de fin de validité du certificat arrivé à échéance. Au-delà de ce délai de 6 mois, un audit initial complet devra être obligatoirement conduit pour réémettre un certificat.

5.4.Audits particuliers

                   5.4.1 Extension du périmètre

Un client certifié peut demander une extension de son périmètre de certification. Pour cela, il doit en faire la demande formelle à Certinormes. Un formulaire de demande de certification lui sera envoyé afin d’étudier sa candidature et de déterminer la faisabilité technique ainsi que le temps d’audit nécessaire.

Cette démarche d’extension peut être planifiée et réalisée conjointement avec l’un des audits de surveillance programmés.

                   5.4.2 Audits avec un préavis très court

Certinormes peut être amené à réaliser des audits chez des clients certifiés avec un préavis très court, notamment pour les motifs suivants :

• L’instruction de plaintes ou de réclamations reçues par l’organisme,
• L’analyse de modifications majeures apportées à leur système de management,
• La vérification sur site de la mise en œuvre et de l’efficacité d’actions correctives suite à une non-conformité majeure,
• Le suivi spécifique des clients sous le coup d’une suspension.

Dans ces situations, le client a l’obligation contractuelle d’accepter l’audit (avec une souplesse raisonnable dans le choix des dates). Certinormes s’engage à ce que l’équipe d’audit constituée soit irréprochable, exempte de tout conflit d’intérêts, et dispose d’une parfaite connaissance de l’activité et de l’historique du dossier. Compte tenu de l’urgence ou du caractère réglementaire de l’intervention, le client ne dispose pas du droit de formuler une objection sur les membres de l’équipe d’audit désignée.

5.5.Audits complémentaires :

Des audits complémentaires peuvent être organisés par Certinormes dans les cas suivants :

• Dans le but de vérifier la levée de non-conformités,
• Dans le but de s’assurer du maintien et de la continuité de la certification à la suite d’un changement significatif au sein de l’entreprise, ou dans le cas d’une action en justice susceptible de remettre en cause la validité du certificat délivré,
• Dans le but de lever une suspension de certification.

Les frais liés à ce type d’intervention sont intégralement à la charge du client. Comme pour toute autre modalité d’audit, le client recevra préalablement un formulaire de confirmation de prestation ainsi qu’un plan d’audit détaillé.

5.6.Audits à distance :

Par principe, les audits se déroulent sur site. Toutefois, la réalisation d’un audit à distance peut être envisagée, mais elle reste strictement limitée à la partie documentaire de l’évaluation (notamment l’Étape 1).

Lors de la prise de contact initiale avec le client, la possibilité de réaliser l’audit d’Étape 1 à distance lui est proposée. S’il opte pour cette modalité, il est formellement informé que la technologie de communication utilisée sera la sienne. À ce titre, le client est seul responsable des paramètres de sécurité et de confidentialité de sa plateforme, et il lui incombe de transmettre les invitations de connexion à l’auditeur mandaté. Le client valide ou non son accord pour cette organisation.

Certinormes communique ensuite au responsable d’audit le choix du client ainsi que ses coordonnées afin de planifier et d’organiser l’intervention. Par retour d’e-mail, l’auditeur communique les dates d’audit convenues à Certinormes.

Le responsable d’audit prend contact avec le client au minimum 10 jours avant l’audit afin de tester les moyens techniques, de définir l’outil de visioconférence à utiliser (ex : Microsoft Teams) et de s’assurer que les équipements et les logiciels sont pleinement compatibles et fonctionnels.

Si le client refuse cette modalité, ou si les conditions technologiques s’avèrent insuffisantes pour garantir le bon déroulement de l’audit à distance, l’intervention est obligatoirement planifiée et réalisée en présentiel.

Les compétences et obligations liées à la sécurité informatique ainsi qu’à la confidentialité des données manipulées par l’auditeur sont formellement couvertes par la charte d’engagement signée par ce dernier.

 5.7.Audits interne / Audits à blanc :

 Certinormes ne réalise ni audit interne ni audit à blanc.

5.8.Surveillance de l’organisme d’accréditation :

Dans le cadre de l’accréditation de CERTINORMES, l’organisme d’accréditation (le COFRAC) se réserve la possibilité de réaliser des évaluations sur le terrain en accompagnant un auditeur lors de ses interventions chez un client.

Dans ce cas, et dès que CERTINORMES en est informé, les candidats ou clients certifiés sont avertis par e-mail de cette présence. En tout état de cause, les candidats ou clients certifiés ont l’obligation contractuelle d’autoriser l’accès aux membres de l’équipe d’évaluation de l’organisme d’accréditation.

Tout refus d’accès de la part du client entraînera la caducité immédiate du contrat de certification par sa faute, et l’application d’une pénalité financière forfaitaire s’élevant à 100 % du montant total TTC global du cycle de certification restant dû.

5.9.Interruption d’audit :

En cas d’interruption d’un audit déjà commencé pour des raisons imputables au client, ce dernier est tenu de rembourser 100% des coûts de l’audit annulé à Certinormes, ainsi que les frais de déplacement déjà engagés.

6.Certification

6.1.Notation

Au cours de son audit, l’équipe d’audit utilise les critères de notation suivants :

• Conforme: l’exigence est appliquée de manière satisfaisante par la candidat/client certifié
• Non-conformité majeure: non-respect d’une exigence qui est susceptible d’entraîner une défaillance du système de management ou de réduire sa capacité à assurer la maîtrise du processus ou la conformité du produit.
• Non-conformité mineure: non satisfaction d’une exigence mais dont le résultat n’affecte pas le fonctionnement du système de management.
• Point de vigilance: Élément du système de management sur lequel, malgré la conformité actuelle risque de devenir non-conformité à court ou moyen terme
• Potentiel d’amélioration : Élément du système de management il existe une possibilité de progresser afin d’augmenter son efficacité.
• Points forts : Élément du système de management sur lequel l’organisme a mis en place une bonne pratique lui permettant de se distinguer.

L’appréciation de l’écart, en fonction de la situation observée est de la responsabilité de l’auditeur.

Les personnes en charges de la validation des dossiers d’audit peuvent requalifier un écart après échange avec l’auditeur.

Lorsque l’équipe d’audit a identifié une (des) non-conformité(s) par rapport aux exigences de la norme au cours de sa visite, le candidat ou client certifié en est informé au moment de la réunion de clôture. Les constats sont ensuite repris dans les rapports d’audit.

6.2.Résolution des écarts :

Le responsable d’audit fait part au client des écarts constatés au cours de l’évaluation, puis transmet son rapport d’audit à Certinormes. Certinormes établit alors le rapport de non-conformité officiel et le fait parvenir au client.

L’audité dispose d’un délai de 3 mois à compter de la réunion de clôture pour transmettre ses propositions de traitement au responsable d’audit (sous réserve de la date de validité de son certificat en cours).

• En cas de non-conformité mineure : L’audité doit présenter une analyse des causes ainsi qu’un plan d’actions correctives formalisé. L’analyse, le déploiement des actions et la levée effective de la non-conformité mineure seront systématiquement vérifiés lors de l’audit suivant.
• En cas de non-conformité majeure : L’audité doit impérativement fournir au responsable d’audit l’analyse des causes profondes, ainsi que les preuves documentées et matérielles de la résolution effective de l’écart (corrections et actions correctives).

Un audit complémentaire sur site peut être planifié et réalisé dans un délai maximum de 3 mois à compter du dernier jour de l’audit afin de valider l’efficacité des actions et de confirmer la clôture de la non-conformité majeure.

Tant qu’une non-conformité majeure n’est pas formellement clôturée, aucun certificat ne peut être délivré (dans le cadre d’un audit initial ou de renouvellement) et une procédure de suspension de la certification sera prononcée (dans le cadre d’un audit de surveillance).

Une non-conformité mineure qui n’a fait l’objet d’aucun traitement efficace est automatiquement requalifiée en non-conformité majeure lors de l’audit suivant. En cas de traitement partiel, la non-conformité mineure peut être reconduite une seule fois à l’audit suivant, laissée à la stricte appréciation du responsable d’audit.

6.3.Décision de certification :

À la suite de l’audit, les écarts constatés sont notifiés au candidat ou client certifié. Celui-ci doit formaliser son plan d’action et retourner à l’auditeur le rapport de non-conformité dûment complété avec :

• L’analyse des causes profondes du dysfonctionnement,
• La ou les corrections immédiates,
• La ou les actions correctives à moyen/long terme,
• Les délais de mise en œuvre de ces actions,
• L’identité des responsables désignés pour chaque action.

Le client doit apporter les preuves documentaires des actions mises en place afin que l’auditeur puisse valider la clôture des non-conformités et confirmer sa recommandation de certification.

Le dossier de certification, comprenant obligatoirement les documents suivants :

• Le rapport d’audit final,
• Le rapport de non-conformité validé et signé par l’auditeur,
• Le formulaire initial de demande de certification du client,
• La feuille de présence,
• Le plan d’audit,

est ensuite transmis à un expert technique indépendant. Cet expert statue sur la décision finale en renseignant le formulaire « Revue de décision », qu’il communique au Directeur de Certinormes. L’expert se réserve le droit de réclamer tout document complémentaire qu’il jugera nécessaire pour fonder sa décision.

Dès que la décision de l’expert est formellement actée, le client en est informé par e-mail et reçoit l’ensemble de ses documents (certificat, rapport final, logos et règles d’utilisation).

La certification initiale prend effet au jour de la prise de décision. Les certificats émis sont valables pour une durée maximale de 3 ans, sous réserve que les audits de surveillance annuels soient réalisés dans les délais impartis et se soldent par un résultat favorable.

Le candidat ou client certifié dispose du droit de faire appel de la décision de certification prononcée. Le cas échéant, les modalités de recours à suivre sont celles indiquées au chapitre 7.

6.4.Certificat :

Une fois le dossier vérifié et validé par l’expert indépendant mandaté par Certinormes, le certificat est édité selon la codification définie par Certinormes pour une durée de 3 ans. La date de début de validité correspond à la date de prise de décision de certification, et la date de fin de validité correspond à la date d’expiration du cycle (soit la date de décision + 3 ans moins 1 jour).

Le certificat arbore en en-tête le logo de Certinormes et en pied de page l’adresse de son siège social.

Le Directeur Général signe le certificat officiel transmis au client certifié, lequel précise obligatoirement :

• Le nom, l’adresse et le périmètre des activités certifiées de l’entreprise,
• La liste détaillée des sites concernés avec leur adresse et leurs activités respectives (en cas de certification multisite),
• La norme de système de management concernée et sa version (millésime),
• Les dates de validité du certificat (date de début et date de fin de validité),
• Un numéro d’identification unique accompagné de son numéro de version,
• Le numéro de l’affaire ou du dossier,
• Le logo du client (le cas échéant),
• Le logo relatif à la compensation carbone,
• La fonction et la signature du Directeur Général.

Lors de l’envoi du certificat, le client reçoit également le fichier du logo de Certinormes, un certificat de compensation carbone ainsi que les règles d’utilisation de la marque et du logo.

Le renouvellement du certificat est possible lorsqu’un audit de renouvellement est réalisé et validé pendant sa période de validité. Dans la mesure où le certificat ne fait l’objet d’aucune restriction, sa validité s’étend à l’ensemble de l’entreprise ou aux sites listés dans l’annexe du certificat, et ce, pour le champ d’application défini.

6.5.Suspension/ Retrait du certificat :

La suspension ou le retrait d’un certificat intervient lorsque les conditions constatées lors de sa délivrance ne sont plus remplies, ou lorsque le client ne satisfait pas aux obligations normatives ou contractuelles. Les motifs de suspension ou de retrait incluent notamment :

• Le refus de réaliser les audits de surveillance ou de renouvellement dans les délais impartis,
• L’absence de réponse aux écarts notifiés ou le non-respect des délais de réponse,
• L’absence de transmission des preuves documentaires requises,
• L’infraction aux présentes conditions générales de certification ou aux exigences de la norme appliquée,
• Un doute fondé sur la continuité du système de management (lié à une plainte de tiers ou à des modifications organisationnelles majeures au sein de l’entreprise),
• L’utilisation abusive ou frauduleuse du certificat ou des logos (par exemple, le non-signalement de la fermeture d’un site dans le cadre d’une certification multisite),
• Le non-respect d’exigences réglementaires applicables par l’organisme certifié,
• La demande de retrait volontaire de la part du client.

En cas de suspension, le client certifié est formellement notifié par écrit des motifs et de la date de prise d’effet de la mesure. Dès cette date, il doit cesser immédiatement toute référence à sa certification et suspendre l’utilisation des logos de Certinormes. Certinormes procède parallèlement à la mise à jour de son registre public des certificats.

Un audit complémentaire, obligatoirement réalisé sur site, peut être planifié afin de vérifier la résolution des manquements et de lever la suspension.

Si les motifs de la suspension ne sont pas résolus dans un délai maximal de 6 mois, le retrait définitif du certificat est prononcé.

Un client dont le certificat fait l’objet d’une suspension ou d’un retrait conserve le droit de formuler un appel selon les modalités de recours indiquées aux chapitres 7, 8 et 9.

6.6.Restitution des certificats :

Les certificats émis demeurent la propriété de Certinormes. Dès l’expiration de la certification, à la fin du contrat ou en cas de retrait, le client doit rendre tous les certificats originaux et toutes les copies à Certinormes dès que celui-ci en fait la demande

6.7.Rétablissement des certificats :

Après une suspension de certificat, ce dernier peut être rétabli uniquement dans les conditions suivantes :

• La réalisation d’un audit complémentaire,
• Ou la fourniture des éléments probants permettant de vérifier que la cause de la suspension a été entièrement supprimée,
• Ou le paiement de la facture (dans le cas où la suspension était due à un non-règlement des prestations).

Dans tous les cas, le rétablissement de la certification ne peut devenir effectif qu’après l’approbation formelle d’une personne habilitée à prendre la décision de certification (l’expert indépendant).

7.Réclamation

Un candidat ou un client certifié a la responsabilité de gérer ses propres réclamations clients : il doit les enregistrer, mettre en œuvre les actions correctives appropriées, les documenter et conserver l’ensemble de ces enregistrements afin qu’ils soient disponibles et consultables lors des audits.

Au sens de Certinormes, les réclamations désignent des insatisfactions exprimées par ses clients concernant des aspects juridiques, financiers, administratifs ou commerciaux. Elles sont jugées recevables immédiatement et ne concernent pas directement le processus ou la décision de certification (qui relèvent de la procédure d’Appel).

Pour exprimer une réclamation auprès de Certinormes, le réclamant peut utiliser l’un des canaux suivants :

• Renseigner le formulaire de contact dédié sur le site internet de Certinormes,
• Utiliser le numéro de téléphone inscrit en en-tête de sa proposition commerciale (si le client est déjà certifié ou en cours de certification),
• Utiliser les coordonnées (e-mail ou téléphone) indiquées dans la rubrique « Mentions légales » du site internet,
• Adresser un courrier postal à l’adresse de correspondance figurant dans la rubrique « Mentions légales » du site internet,
• Contacter directement son interlocuteur privilégié au sein de Certinormes pour lui transmettre sa demande.

À réception, une fiche de non-conformité interne est complétée puis transmise au Directeur de Certinormes. Ce dernier s’engage à instruire la demande et à apporter une réponse écrite (par e-mail ou par courrier) au réclamant dans un délai maximum de 7 jours ouvrés.

Toutes les réclamations sont examinées de manière impartiale et sans aucun caractère discriminatoire par des représentants de Certinormes, afin de mettre en place les actions correctives nécessaires.

8.Plainte

Une plainte est une insatisfaction formalisée provenant d’un client, d’un candidat ou d’un tiers, concernant le personnel interne, les auditeurs sous-traitants, le déroulement d’une prestation d’audit ou les procédures de Certinormes.

Pour déposer une plainte, le plaignant dispose de différents canaux :

• Renseigner le formulaire de contact disponible sur le site internet de Certinormes,
• Utiliser le numéro de téléphone inscrit en en-tête de sa proposition commerciale (si le client est certifié ou en cours de certification),
• Contacter Certinormes via les coordonnées (e-mail ou téléphone) indiquées dans la rubrique « Mentions légales » du site internet,
• Adresser un courrier postal à l’adresse figurant dans la rubrique « Mentions légales » du site internet,
• Transmettre directement sa demande à son interlocuteur privilégié au sein de Certinormes.

Pour être jugée recevable et validée, la demande doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

• L’identification précise du demandeur (nom et adresse de l’entreprise),
• Le nom et la fonction de la personne physique représentant l’entité dans cette procédure,
• L’objet clair de la plainte,
• Un descriptif détaillé explicitant les faits reprochés.

À réception de la demande, Certinormes en accuse formellement réception par écrit (e-mail) auprès du plaignant, l’enregistre via une fiche de non-conformité interne afin d’en assurer le suivi, et valide sa recevabilité.

Une réponse officielle, précisant la nature et le résultat des investigations menées ainsi que les éventuelles actions correctives prises, est envoyée au plaignant par courrier postal.

Certinormes s’engage à traiter la demande dans un délai approprié qui, dans la mesure du possible, ne doit pas excéder un mois à compter de la date de réception.

9.Appel

Si un candidat, un client certifié ou un tiers conteste une décision de certification (qu’elle soit liée à des non-conformités notifiées dans un rapport, à une suspension ou au retrait de la certification), il doit formaliser sa demande par écrit auprès de Certinormes. Cette demande doit exposer précisément les motifs de l’appel et être accompagnée de toutes les preuves documentaires établissant la légitimité de la requête.

Le dépôt d’un appel est soumis à des frais administratifs non remboursables d’un montant de 700 € HT, exigibles uniquement dans le cas où l’expert indépendant confirme que la décision initiale rendue par Certinormes était pleinement justifiée.

Pour être recevable, cet appel doit impérativement parvenir à Certinormes dans un délai maximal de 14 jours calendaires suivant la notification officielle de la décision de certification contestée.

À réception du courrier, Certinormes prend contact avec l’appelant afin de clarifier les fondements du recours et de lever, dans la mesure du possible, les éventuelles incompréhensions mutuelles.

Si cette première démarche amiable ne permet pas de résoudre le différend, Certinormes mandate un expert indépendant, impartial et compétent, qui n’a pas été impliqué dans le processus d’audit ni dans la décision initiale, pour instruire le dossier. Cet expert traite l’appel et rend ses conclusions dans un délai maximum de 30 jours ouvrés à compter de la date de réception du recours.

Le traitement des réclamations, des plaintes et des appels est assuré en totale confidentialité, de manière impartiale et sans aucun caractère discriminatoire. La procédure complète de gestion des plaintes, appels et réclamations est librement accessible sur le site internet de Certinormes.

10.Correspondance

Tous les candidats ou clients certifiés doivent obligatoirement mentionner leur adresse postale de correspondance sur le formulaire de demande de certification. Si cette adresse est amenée à changer, le candidat ou client certifié doit immédiatement en informer Certinormes par écrit.

Toute communication, notification ou document émis par Certinormes à l’attention d’un candidat ou d’un client est réputé valide dès lors qu’il est adressé à la dernière adresse formellement notifiée à Certinormes.

Les documents officiels et courriers peuvent être remis en main propre, envoyés par voie postale ou transmis par e-mail.

ANNEXE 1 : Cas des transferts de certification

Cette annexe ne concerne que les certifications selon les normes et les domaines d’activités pour lesquels l’organisme de certification possède des accréditations.

1. Définition

Les transferts de certificat ne peuvent se faire que pour des certificats délivrés par un organisme de certification sous accréditation par un signataire de l’accord multilatéral de reconnaissance mutuelle de l’IAF ou d’un accord régional similaire.

Le transfert d’une certification est défini comme la reconnaissance d’une certification existante et valide d’un système de management, accordée par un organisme de certification accrédité (dénommé « organisme de certification émetteur ») par un autre organisme de certification accrédité (dénommé « organisme de certification récepteur ») afin d’émettre sa propre certification.

Le transfert peut avoir lieu à n’importe quel moment du cycle. Il est généralement réalisé :

• Soit à la demande du client lors de la demande de devis. Ils doivent alors préciser les motifs de transfert.
• Soit dans le cas d’une modification de l’organisme de certification (acquisition, évolution des accréditations…).

 

2. Conditions de transfert

L’organisme de certification récepteur sollicite le client demandeur afin de collecter les éléments suivants :

• Les raisons de la demande de transfert
• L’organisme de certification actuel
• Copie du/des certificats en vigueur
• Le rapport de l’audit initial ou du dernier renouvellement (re-certification) et le rapport du dernier audit de surveillance
• Le statut des non-conformités issues des audits de certification et non résolues
• Les réclamations reçues et les mesures prises
• Tout échange en cours avec les autorités compétentes/services officiels dans le périmètre de certification (instructions, mises en demeure, litiges…)
• Le programme d’audit mis en place par l’organisme de certification émetteur

L’organisme de certification récepteur sollicite également l’organisme de certification émetteur afin de collecter les éléments suivants :

• L’accréditation couvrant la certification
• La suspension de la certification lors du cycle de certification actuel,
• Le statut actuel de la certification ainsi que les réclamations reçues directement par l’organisme de certification émetteur relatives aux activités couvertes par la certification et les mesures prises.

L’organisme de certification récepteur doit être en possession de ces éléments au plus tard lors de la signature du contrat.

 

Dès que toutes les informations sont disponibles, l’organisme de certification récepteur procède à l’analyse documentaire de ces éléments puis prend une décision sur la base de l’analyse d’un expert indépendant à la décision de certification :

• Acceptation du transfert :
  • Un certificat est alors édité par l’organisme de certification récepteur. Il prend effet à la date d’acceptation du transfert en reprenant l’ensemble des éléments qui sont sur le certificat de l’organisme de certification émetteur, y compris la date de fin de validité. L’organisme émetteur en sera informé.
  • La liste des entreprises certifiées par l’organisme de certification récepteur est mise à jour.
  • Un audit est planifié afin de respecter les règles de planification de l’organisme de certification récepteur. Cet audit sera du type (renouvellement, surveillance, complémentaire) de celui qui aurait dû être mené par l’organisme de certification émetteur pour assurer la continuité de la certification du client demandeur.
• Réalisation d’une visite de pré-transfert par un auditeur :
  • Cette décision peut être motivée, par exemple, par l’existence d’une non-conformité majeure non clôturée, d’un doute quant à la pérennité du système certifié à la lecture d’un rapport, …
• Refus de transfert :
  • Cette décision peut être motivée par l’absence d’un ou de plusieurs éléments nécessaires, la suspension de la certification, un questionnement qui demeure sur la pérennité du système de management.

Si le transfert n’est pas possible, l’organisme de certification récepteur doit traiter la demande du client comme une demande de certification initiale. Une proposition commerciale est alors établie par l’organisme de certification récepteur.

3. Facturation

Que le transfert soit accepté ou non, l’organisme de certification récepteur se réserve le droit de facturer, en plus du devis initial au client demandeur, les activités de validation du transfert dans le cas où celles-ci nécessiteraient des prestations supplémentaires (visite, difficultés d’obtenir les éléments, transfert en cours de certification…).

Le service Commercial de L’organisme de certification récepteur adressera le cas échéant une proposition complémentaire à celle initialement proposée au client demandeur. En cas de refus de cette proposition, le transfert ne pourra pas être accepté.

ANNEXE 2 : Cas certifications multisites

1. Eligibilité : Selon IAF MD1

Un organisme multisite ne doit pas être nécessairement une seule entité, mais tous les sites concernés doivent avoir un lien juridique ou contractuel avec la fonction centrale (qui n’est pas nécessairement le siège).

Ils doivent être soumis au même système de management défini et établit par la fonction centrale et faisant l’objet d’une surveillance continu et d’audits internes.

Une proposition de contrat avec échantillonnage multisites ne sera réalisée que si l’ensemble des conditions sont réunies.

Dans le cas où l’échantillonnage est retenu :

• 25% de l’échantillon doit être pris en compte de façon aléatoire
• Le reste de l’échantillonnage doit être défini en prenant en compte les critères
• Les différences entre les sites (écart de taille), entre les procédures et fiches de poste
• Les résultats des audits internes des sites, des revues de direction et des audits de certification précédents
• Les réclamations
• Les modifications depuis le dernier audit
• Les différences de culture, de langue…
• La répartition géographique
• Pour les systèmes de management environnemental, les aspects et impacts environnementaux

Le siège de l’organisation sera averti au moins 15 jours à l’avance du choix des sites.

2. Audit

Un site peut être écarté de la certification multisite que si celui-ci n’est pas intégré dans la liste définie lors de la signature du contrat avec l’organisme de certification.

Lors de la revue documentaire, il se peut que l’auditeur identifie des points qui ne permettent pas la réalisation de l’échantillonnage multisites ou qui nécessite d’augmenter l’échantillon. Dans ce cas, l’offre commerciale fera l’objet d’une modification.

Si plus d’une équipe d’auditeur intervient sur les audits dans le cadre d’une certification multisites, un responsable d’audit sera désigné afin de consolider les conclusions de l’audit.

3. Certification :

Si des non-conformités sont relevées et portent à la fois sur le système central et celui des sites, des actions correctives doivent être menées à la fois sur le site et sur le système central. Selon le type de non-conformités, l’organisme de certification se réserve le droit d’augmenter l’échantillonnage jusqu’à ce que le niveau de contrôle soit à nouveau établi.

La non-résolution d’une non-conformité sur un site peut avoir des conséquences sur l’ensemble de la certification multisites.

Si l’organisation/l’entreprise remplit les conditions pour obtenir un certificat, un certificat sera émis avec le nom et les coordonnées du bureau central ainsi que la liste des sites qui y sont rattachés.

Si une suspension ou un retrait doivent être réalisés, ceci concernera l’ensemble de l’organisation multisites. Si l’organisation/l’entreprise informe l’organisme de certification de la fermeture d’un site, un nouveau certificat sera édité.

 

ANNEXE 3 : Cas certifications multisites ISO 50001

 

1. Eligibilité : Selon l’ISO 50003

Pour être éligible à une certification multisites, un organisme doit remplir tout d’abord une ou plusieurs des conditions ci-dessous :

• Tous les sites doivent avoir un lien contractuel avec la fonction centrale
• La fonction centrale doit avoir l’autorité nécessaire pour exiger que les sites mettent en oeuvre des actions correctives,
• tous les sites sont gérés en utilisant des activités ou des processus ou des UES similaires
• un certain nombre de sites peuvent être organisés en sous-ensembles qui peuvent être échantillonnés où chaque site du sous-ensemble est géré en utilisant des activités ou des processus ou des UES similaires
• plusieurs sites peuvent être considérés comme un seul site s’ils sont très proches les uns des autres.

Si aucun des critères du présent paragraphe ne s’applique, tous les sites et la fonction centrale doivent être audités.

 

2. Eligibilité à l’échantillonnage

Pour être pourvoir réaliser un échantillonnage, il faut que ses exigences soient confirmé :

• L’organisme client doit disposer d’un seul SMÉ
• L’organisme client doit identifier sa fonction centrale. La fonction centrale fait partie de l’organisme

client et ne doit pas être sous-traitée à un organisme externe.

• La fonction centrale doit disposer de l’autorité organisationnelle pour définir, établir et tenir à jour

le SMÉ unique.

• Les données permettant de démontrer la performance énergétique sont recueillies et peuvent être

analysées par la fonction centrale.

• L’unique SMÉ de l’organisme client doit faire l’objet d’une revue de management centralisée.
• Tous les sites doivent être soumis au programme d’audit interne de l’organisme client.

La fonction centrale doit être chargée de s’assurer que les données (énergétiques et autres) de l’ensemble des sites sont recueillies et analysées.

 

3. Sites provisoires

Les sites provisoires peuvent être inclus dans le domaine d’application de la certification du SMÉ et dans les documents de certification. L’inclusion dans les documents de certification est soumise à un accord entre le client et Certinormes

 

 

 

 

 

ANNEXE 4 : Cas certifications combinées

 

1. Définition

Un audit combiné est un audit simultané sur un ensemble d’au moins deux normes de système de management.

 

2. Conditions d’éligibilité 

Un audit combiné ne peut être réalisé que dans le cas où le système de management des normes concernées est intégré, c’est à dire qu’un seul système permet de gérer plusieurs normes. Ceci est évalué lors de la demande de devis.

 

3. Audit

                 a)Durée d’audit

La durée de l’audit sera définie selon procédure de calcul des durées qui prend en compte le degré d’intégration du système de management et la capacité des auditeurs à réaliser des audits sur plusieurs normes.

                 b)Étape 1 :

Elle doit permettre de confirmer le niveau d’intégration de la demande de devis et d’évaluer la capacité du personnel des entreprises à répondre à chaque norme de système de management. Si le niveau d’intégration n’est pas celui précisé dans le cadre de la demande de devis, l’offre commerciale pourra être revue.

4. Rapport

Les rapports seront réalisés en utilisant la trame du rapport d’audit prévue à cet effet sauf indication contraire.

5. Certification :

Dans le cas d’un audit combiné, les certifications peuvent être délivrées soit :

• Via un seul certificat qui mentionne toutes les normes concernées
• Via un certificat par norme. C’est ce qui sera réalisé de façon générale par l’organisme de certification, sauf demande contraire.

En cas de retrait/suspension de certificat sur une norme de management de système, l’organisme de certification étudiera la répercussion sur les autres normes combinées.

Règles spécifiques en fonction des schémas de certification ISO 14001 

Point correspondant	Règles supplémentaires
Multisites Annexe 2	En ce qui concerne les modalités d’éligibilité à une certification sous schéma multisites, l’organisme devra démontrer son aptitude à recueillir et à analyser les données de tous les sites y compris du site centralisateur ainsi que son pouvoir, son autorité et sa capacité à mettre en œuvre un changement organisationnel si nécessaire : ·        La documentation et les modifications du système ·        Les changements pour les aspects et les impacts associés aux systèmes de management environnemental et ; ·        Les différentes exigences réglementaires.
5	En cas de non-conformité significative correspondant au non-respect d’exigences réglementaires et/ou légales applicables à des aspects environnementaux, un rapport de non-conformité est établi si l’organisme n’est pas en mesure de démontrer que les actions suivantes ont été mises en œuvre : ·        Mise en place d’un plan d’actions pertinent de mise en conformité réglementaire dans un délai raisonnable (inférieur à 3ans sauf accord des autorités compétentes) ·        Information relative à cette non-conformité à l’autorité compétente (DREAL le plus souvent). L’organisme devra en apporter la preuve à Certinormes. L’accord sur l’échéancier de mise en conformité serait un plus. Mise à jour administrative (dossier ICPE) En cas de mise à jour de la situation administrative, l’organisme doit avoir déposé son dossier en préfecture et il doit exister un plan d’actions visant à résorber les écarts décelables entre la situation actuelle et les dispositions applicables (base habituelle pour une ICPE soumise à autorisation en référence à l’arrêté du 2 févier 1998, et arrêté type si déclaration, et arrêté de mesures compensatoires dans les autres cas.
5.4 Certificat	En cas de mise en demeure lors de la demande de certification ou pendant le cycle de certification, Certinormes prendra la décision relative au certificat : délivrance, suspension ou retrait de certification. Cette décision est prise au cas par cas. Certinormes s’appuie sur : ·        Extrait de mise en demeure ·        Plan d’actions, dossier et courrier de réponse de l’organisme à son autorité compétente au sujet de la mise en demeure (A/R inclus) ·        Avis de l’auditeur sur la mise en demeure (criticité) et quant à la certification ·        Courrier de levée de mise en demeure le cas échéant

Règles spécifiques en fonction des schémas de certification ISO 45001

Point correspondant

Règles supplémentaires

5

Un rapport de non-conformité est établi lorsqu’un des points suivants est constaté : ·        Ecart suite à un non-respect d’exigences réglementaires et légales applicables à des aspects liés à la sécurité, et ·        Absence de plan d’action, ou plan d’action non suivi ou non pertinent, et ·        Risque majeur constaté Les cas suivants peuvent se présenter : a)      L’organisme peut apporter la preuve de l’action mise en œuvre dans les 90 jours et la non-conformité peut être soldée. b)     La non-conformité ne peut pas être soldée dans les 90 jours, mais elle ne présente pas de risque pour les personnes. La production d’un plan d’action détaillé et la preuve de la mise en œuvre des premiers éléments de ce plan d’actions permettent de solder la non-conformité. Un suivi est obligatoire des audits de surveillance c)      La non-conformité ne peut pas être soldée dans les 90 jours, et elle présente un risque pour les personnes : une action curative immédiate doit être engagée pour ramener le risque à un niveau acceptable ; la preuve de la mise en œuvre de l’action curative doit être apportée. La mise en place de l’action curative et le plan d’action détaillé permettent de solder la non-conformité. Un suivi est obligatoire lors des audits de surveillance.

Règles d’utilisation de la marque

      et du logo Certinormes

Avertissement : toute utilisation de la marque de certification Certinormes qui n’est pas définie dans les présentes règles, nécessite l’accord écrit de Certinormes.

1. Règles d’utilisation de la marque et du logo Certinormes

            1.1 Droit d’usage

Seul le logo Certinormes spécifique réservé aux organismes ou entreprises certifiés, communiqué à la suite de la notification de la décision de délivrance de la certification, peut être utilisé par ceux-ci.

Le droit d’usage de la marque et du logo Certinormes est limité à l’organisme ou l’entreprise certifiée et ne peut être cédé à une autre personne morale.

La marque et le logo Certinormes autorisés peuvent être utilisés par tout organisme ou toute entreprise certifiée par Certinormes dans sa communication dans le respect des règles énoncées ci-après.

           1.2 Règles d’utilisation de la marque et du logo Certinormes

                         1.2.1 Supports d’utilisation

Ces règles générales s’appliquent aux supports techniques ou commerciaux utilisés par l’organisme ou l’entreprise certifiée :

• de toute nature (papier, électronique, audiovisuelle) ;
• de tout type notamment, papier à en-tête, plaquettes commerciales.

Avertissement :

• le logo Certinormes ne doit pas être apposé sur un produit du client certifié ni de toute autre manière pouvant être interprétée comme une indication de la conformité dudit produit. Il ne doit pas non plus être apposé sur les rapports de laboratoire d’essai, sur les rapports d’étalonnage ou d’inspection ou sur les certificats du client certifié.
• une référence à la certification peut être apposée sur l’emballage* du produit du client dont le système de management est certifié ou sur les documents d’accompagnement** dudit produit dans la mesure où la mention ne sous-entend en aucun cas que le produit, processus ou service est certifié par ce biais et comprend une référence :
• à l’identification (par exemple marque ou nom) du client certifié ;
• au type de système de management (par exemple de la qualité, environnemental) et à la norme applicable ;
• à Certinormes.

 * l’emballage du produit correspond à celui qui peut être retiré sans casser ni endommager le produit

** les documents d’accompagnement sont considérés comme étant disponibles séparément ou facilement détachables. Les étiquettes ou les plaques signalétiques sont considérées comme faisant partie du produit.

                         1.2.2 Reproduction

La reproduction de la marque et du logo Certinormes doit :

• être conforme aux éléments transmis par Certinormes après la notification de la décision de certification ;
• respecter les caractéristiques de la marque et du logo de certification envoyées à l’obtention du certificat : police, dimensions et couleur/design. Le logo de certification peut être utilisé en version entièrement colorée ou en noir et blanc ;

être accompagnée de la marque de l’organisme ou l’entreprise certifiée ;

• être d’une taille inférieure à celle de l’organisme ou l’entreprise certifiée ;
• rester lisible quel que soit son emplacement ou sa taille.

Le logo de certification ne doit pas être altéré de quelque façon que ce soit, notamment par changement des proportions, de couleur ou ajout d’inscription.

                       1.2.3 Communication

Toute communication doit désigner clairement, tant dans le fond que dans la forme, l’organisme ou l’entreprise ou encore l’activité de l’organisme ou de l’entreprise qui dispose de la certification et mentionner les domaines pour lesquels il est certifié.

Les supports tels que définis au 1.2.1 ne peuvent pas comporter la marque et/ou le logo Certinormes s’ils sont sans rapport avec des domaines pour lesquels l’organisme ou l’entreprise est certifiée à moins que soit mentionné le fait que ces domaines d’activité ne sont pas concernés par la certification. Cette mention ne doit pas être équivoque.

Les supports tels que définis au 1.2.1 ne peuvent pas comporter la marque et/ou le logo Certinormes s’ils sont partiellement en rapport avec des domaines pour lesquels l’organisme ou l’entreprise est certifiée à moins que soient mentionnés les domaines d’activités qui ne sont pas concernés par la certification. Cette mention ne doit pas être équivoque.

L’utilisation de la marque et du logo Certinormes est interdite tant que la certification n’est pas acquise : toute mention de type « certification en cours » est interdite.

Lorsque le logo est utilisé sur le site internet du client, un lien vers le site de la société Certinormes (www.certinormes.com) devra être mis en place.

                        1.2.4 Utilisation de la marque de certification par un groupe ou une entité apparentée

L’organisme ou l’entreprise certifiée peut autoriser le groupe dont elle fait partie ou une entité apparentée à faire état de sa certification. L’autorisation doit :

• être écrite ;
• précéder l’utilisation de la marque de certification
• préciser :
• que l’utilisation de la marque et/ou du logo Certinormes par le groupe ou l’entité est interdite ;
• que le groupe ou l’entité doit faire état de la certification sans équivoque ;
• que le groupe ou l’entité ne peut pas se présenter comme certifié par Certinormes ou le laisser penser.

En tout état de cause, c’est sous la responsabilité de l’organisme ou l’entreprise certifiée que cette autorisation est donnée sans préjudice de celle du groupe ou de l’entité

Règles d’utilisation du certificat

Certinormes délivre un certificat à chaque organisme ou entreprise certifiée. Il est utilisé librement et de manière à ne pas induire en erreur les usagers ou clients de l’organisme ou l’entreprise certifiée ou ceux du groupe à laquelle elle appartient ou d’une entité apparentée tant en ce qui concerne la validité de la certification que les domaines qu’elle couvre.

Le certificat peut être scanné, photocopié et/ou affiché. Toutes ses mentions doivent demeurer lisibles à l’œil nu et identiques à l’original (couleur, netteté). Pour les organismes ou entreprises multisites, la totalité du certificat avec les annexes doivent être affichées.

Avertissement : le certificat de la société CERTINORMES peut contenir le logo d’un organisme d’accréditation. Dans ce cas, l’organisme ou entreprise certifié ne peut pas utiliser ce logo sur les papiers à en-tête ou d’autres documents commerciaux de son entreprise.

     1.Suspension de la certification

A compter de la date à laquelle la certification d’un organisme ou d’une entreprise est suspendue, celui-ci ou celle-ci :

• ne doit plus émettre de documents portant la marque de certification Certinormes ou faisant référence à sa certification ;
• doit faire en sorte que les clients ne fassent pas référence à sa certification pendant la durée de la suspension ou pour des prestations réalisées postérieurement à la suspension ;
• ne doit plus utiliser le certificat ou tout document comportant sa reproduction.

       2.Fin ou retrait de la certification

L’organisme ou l’entreprise qui n’est plus certifiée doit faire en sorte de supprimer, sur tout support, la marque et le logo Certinormes ou toute référence à la certification dans un délai maximal d’un mois à partir de la date de fin de sa certification.

Dans le même délai, elle n’utilise plus son certificat ou les documents comportant sa reproduction.

      3.Modification du périmètre de la certification

En cas de modification du périmètre de la certification, l’entreprise doit suivre ce qui est indiqué ci-dessus pour les cas de retrait (chapitre 4) et peut réutiliser la marque de certification en accord avec les règles ci-dessus mais pour le nouveau périmètre défini uniquement.

        4.Sanctions en cas de non-respect des règles d’utilisation

Si l’organisme ou l’entreprise certifiée ne respecte pas les prescriptions des présentes règles d’utilisation, Certinormes peut lui retirer le droit de la marque et le logo Certinormes. Toute autre action pourra être entreprise par Certinormes qui pourra décider du retrait de la certification.

Par ailleurs, Certinormes sera susceptible d’engager une procédure judiciaire à l’encontre d’un organisme ou d’une entreprise certifiée ou ayant été certifiée en cas d’utilisation abusive de la marque ou du logo Certinormes ainsi que du certificat.

Il en va de même lorsqu’un groupe auquel a appartenu ou appartient l‘organisme ou l’entreprise certifiée, ou encore une entité qui lui est apparentée, se présente comme certifiée par Certinormes ou le laisse penser. Une procédure judiciaire pourra être également entreprise à l’encontre du groupe ou de l’entité le cas échéant.